3 kroki do czystego biurka

balagannabiurkuKażdy bałaganiarz ma teorię na temat swojego nieporządku. Niektóre z tych teorii powołują się nawet na Einsteina, który miał rzekomo twierdzić, że bałagan na biurku świadczy o otwartości umysłu. Zresztą Ci, którzy na słynnego fizyka się powołują, zawsze z pewnym obłońkańczo-rozpaczliwym entuzjazmem pytają o to, o czym świadczy puste biurko. Cokolwiek miałby mówić porządek na biurku o właścicielu mebla, z całą pewnością czysty i uporządkowany blat sprzyja produktywności i koncentracji. I chociaż dla niektórych puste biurko to wyzwanie i rzecz niewyobrażalna, to w tym wpisie pokażemy, jak w trzech prostych krokach dojść do tego ideału.

Kroki być może są proste, ale ważne jest aby system wdrożyć i powtarzać. W przeciwnym razie prędzej, czy później bałagan powróci. A oto jak to działa:

 

  1. Po pierwsze zbierz wszystkie rzeczy z blatu i szuflad, i ułóż w jeden, duży stos. Takie rzeczy jak linijki, gumki, kalkulatory, długopisy w siedmiu różnych kolorach itp. – jeżeli nie używasz ich do absolutnie każdego zadania, zapakuj przybornik, który zmieści się w szufladzie. Z przyborów niech zostanie absolutne minimum, które jest Ci niezbędne by wykonać najbliższe czynności. Teraz czas na sortowanie papierów. Wszystko powinno znaleźć się w koszyku „przychodzące”.
  2. Zacznij sortowanie koszyka. Każdy dokument ze stosu musi być poddany procesowi sprawdzającemu, który zakwalifikuje go do:
  • kosz na śmieci
  • oddelegowanie zadania
  • archiwizacja
  • do zrobienia teraz
  • lista rzeczy do zrobienia

Nigdy nie odkładaj dokumentu z powrotem, któraś z opcji musi pasować. Rzeczy „do zrobienia teraz” to te, których wykonanie zabierze nie więcej niż 5 minut (np. odpowiedzieć na prostego maila), należy je wykonać zanim zabierzemy się za kolejny dokument. Jeżeli coś wymaga więcej czasu, trafia na listę rzeczy do zrobienia.

  1. Powtarzaj operację codziennie. Najlepiej na koniec dnia. Dokumenty, które są związane z punktem „lista rzeczy do zrobienia” mogą być przetrzymywane w osobnym segregatorze oznaczonego np. „Aktualne”, albo „Przetwarzane”, lecz pamiętaj żeby przynajmniej raz w tygodniu je przeglądnąć i wykonane zarchiwizować lub wyrzucić.

 

Od teraz utrzymanie porządku będzie prostsze. Masz żółtą karteczkę z numerem telefonu? Wpisz ten numer do książki lub włóż do wizytownika, masz dokumenty, które dotyczą spraw z „listy rzeczy do zrobienia”? Włóż je do segregatora „Przetwarzane”. Niech na blacie znajdują się tylko te dokumenty, którymi zajmujesz się w danej chwili.

Droga do czystego biurka nie jest prosta. Wymaga nieco dyscypliny i zorganizowania, ale zapewniam, że jeżeli czyste biurko stanie się Twoim nawykiem, nie będziesz chciała wracać do starych przyzwyczajeń.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>